Должностная инструкция административного помощника
1. Общие положения
1.1. Административный помощник относится к категории специалистов.
1.2. На должность административного помощника принимается лицо, имеющее …………….. (высшее/среднее) профессиональное (техническое, экономическое, юридическое, пр.) образование, стаж административной работы в сфере бизнеса не менее ……………….. (2 лет/3 лет/др.) (указать направление)
1.3. Административный помощник должен знать:
— структуру управления организации;
— маркетинговую политику организации;
— внутренние корпоративные стандарты;
— структуру и оборудование современного офиса;
— принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях;
— принципы и методы администрирования;
— стандарты делопроизводства;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
— основы трудового законодательства;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила охраны труда и пожарной безопасности;
— ………………..
1.4. Административный помощник в своей деятельности руководствуется:
— Уставом (Положением) ……………….. (наименование организации)
— настоящей должностной инструкцией;
— ……………….. (иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией административного помощника)
1.5. Административный помощник подчиняется непосредственно ……………….. (наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия административного помощника (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
1.7. ………………..
2. Функции
2.1. Обеспечение деятельности руководителя.
2.2. Выполнение поручений руководителя в рамках служебных отношений.
3. Должностные обязанности
Административный помощник исполняет следующие обязанности:
3.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
3.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.).
3.3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
3.4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
3.5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
3.6. Осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.
3.7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
3.8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
3.9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
3.10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
3.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
3.12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
3.13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
3.14. ……………….. (иные обязанности)
4. Права
Административный помощник имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
4.6. ……………….. (иные права)
5. Ответственность
5.1. Административный помощник привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………………..
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ………………..
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.2. ………………..