Содержание
Должностная инструкция специалиста по управлению корпоративным транспортом (специалиста административно-хозяйственной деятельности)
(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по управлению корпоративным транспортом принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года);
2) документ, подтверждающий прохождение аттестации по безопасности дорожного движения, оформленный для сотрудника организации.
1.2. Специалист по управлению корпоративным транспортом должен знать:
1) законодательство Российской Федерации в области безопасности дорожного движения, в том числе Правил дорожного движения, эксплуатации и обслуживания автотранспорта, перевозки пассажиров и грузов, материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, складского учета, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство;
2) нормативно-техническую документацию, регламентирующую эксплуатацию и ремонт транспортных средств;
3) правила диспетчеризации автотранспорта;
4) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
5) структуру и принципы организации документооборота, в том числе с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
6) базовые основы информатики;
7) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
8) правила деловой переписки;
9) правила делового этикета;
10) структуру организации;
11) нормативно-техническую документацию, регламентирующую эксплуатацию и ремонт транспортных средств;
12) устройство и конструктивные особенности транспортных средств;
13) технико-эксплуатационные данные транспортных средств;
14) правила технической эксплуатации транспортных средств;
15) наименования и структуру органов государственной власти и организаций, ответственных за организацию и контролирующих организацию безопасности дорожного движения;
16) устройство и конструктивные особенности транспортных средств;
17) технико-эксплуатационные данные транспортных средств;
18) правила технической эксплуатации транспортных средств;
19) основные марки транспортных средств;
20) основных производителей транспортных средств;
21) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
22) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
23) рынок поставщиков автотранспортных средств;
24) рынок поставщиков товаров и услуг для обеспечения эксплуатации и обслуживания транспортных средств;
25) принципы, алгоритмы и этапы проведения закупок;
26) основы договорной работы;
27) порядок заключения договоров;
28) Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
29) ……………….
1.3. Специалист по управлению корпоративным транспортом должен уметь:
1) распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами;
2) работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
3) разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
4) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств;
5) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
6) использовать средства коммуникации;
7) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по обеспечению безопасности дорожного движения;
8) получать данные навигационных систем мониторинга транспорта, систем видеофиксации данных, систем и оборудования, позволяющих контролировать работу транспорта, и переносить их на различные информационные носители, в том числе компьютер;
9) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
10) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации для эксплуатации, обслуживания и ремонта транспортных средств;
11) оценивать состояние транспортных средств и их комплектующих с целью замены, направления на техническую диагностику на станцию технического обслуживания автомобилей или ремонта;
12) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
13) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
14) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
15) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг;
16) оформлять документы (в том числе о вводе в эксплуатацию и передаче в пользование транспортных средств) в рамках выполняемых трудовых функций в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами;
17) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
18) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
19) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
20) составлять и оформлять договоры;
21) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
23) ………………. (другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по управлению корпоративным транспортом в своей деятельности руководствуется:
1)………………. (наименование учредительного документа)
2) Положением о ………………. (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ………………. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Специалист по управлению корпоративным транспортом подчиняется
непосредственно ………………. (наименование должности руководителя)
1.6. ………………. (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Материально-техническое и документационное сопровождение работы транспорта организации в целях обеспечения ее деятельности:
2.1.1. Организация перевозки работников, документов и грузов организации.
2.1.2. Сопровождение и обеспечение процесса организации безопасности дорожного движения при эксплуатации транспорта организации.
2.1.3. Сопровождение и обеспечение процесса эксплуатации, обслуживания и ремонта транспорта организации.
2.1.4. Организация закупки и приобретения товаров и услуг для эксплуатации и обслуживания транспорта организации.
2.2. ………………. (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по управлению корпоративным транспортом исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) производит прием заявок на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
2) осуществляет определение и построение оптимальных и наиболее эффективных маршрутов движения;
3) оформляет путевую документацию (путевые листы, журналы по учету движения), а также транспортно-сопроводительные документы;
4) ведет путевую документацию (путевые листы, журналы по учету движения), а также транспортно-сопроводительные документы;
5) информирует водителей перед выездом на линию о гидрометеорологических и дорожных условиях на маршрутах движения транспортных средств;
6) осуществляет оперативный контроль передвижения транспорта организации;
7) выполняет дистанционное управление передвижением транспорта организации;
8) производит контроль соответствия показаний приборов учета движения и расхода топлива с пройденными и зафиксированными маршрутами движения;
9) подготавливает курьерское задание для доставки грузов и корреспонденции;
10) контролирует доставку грузов и корреспонденции;
11) формирует заказ контрагенту на перевозку работников организации;
12) направляет заказ контрагенту на перевозку работников организации;
13) контролирует исполнение условий договора на предоставление услуги по перевозке работников контрагентом.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) ведет учетную и отчетную документацию по безопасности дорожного движения;
2) контролирует проведение предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей;
3) контролирует проверку технического состояния автотранспорта перед выездом на линию и по возвращении с линии;
4) отслеживает время начала и окончания работы водителей организации, времени непрерывного нахождения за рулем;
5) проводит анализ данных, полученных посредством навигационных систем мониторинга транспорта, систем видеофиксации данных, систем и оборудования, позволяющих контролировать работу транспорта;
6) осуществляет систематизацию данных, полученных посредством навигационных систем мониторинга транспорта, систем видеофиксации данных, систем и оборудования, позволяющих контролировать работу транспорта;
7) проводит мероприятия по организации безопасности дорожного движения;
8) проводит инструктажи по безопасности дорожного движения;
9) проводит мероприятия по предупреждению дорожно-транспортных происшествий;
10) подготавливает документы по запросу государственных органов по безопасности движения;
11) контролирует соблюдение контрагентами, оказывающими услуги по перевозке работников, норм и правил безопасности дорожного движения.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) ведет учет транспортных средств организации, их состояния и проводимых технических операций с ними;
2) проводит мероприятия по увеличению срока эксплуатации транспорта организации;
3) контролирует текущее состояние транспортных средств, узлов и уровня технических жидкостей, сроков эксплуатации;
4) определяет качественные и количественные потребности сервисного, технического обслуживания или проведения ремонта транспортных средств;
5) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта транспортных средств;
6) контролирует сроки гарантии, интервалы сервисного обслуживания и технических осмотров;
7) организует сервисное обслуживание, технического обслуживания или ремонта транспортных средств;
8) производит прием выполненных работ по ремонту, сервисному обслуживанию и техническому обслуживанию транспортных средств;
9) выполняет приемку товаров и услуг, обеспечивающих и поддерживающих работу транспортных средств;
10) контролирует качество поставляемых товаров и услуг для сервисного и технического обслуживания транспортных средств;
11) подготавливает транспортные средства для проведения технического осмотра с целью постановки (снятия) на государственный учет или страхования;
12) организует установку дополнительного оборудования с целью повышения работоспособности транспортных средств или контроля их работы;
13) составляет сводные учетные и отчетные документы об использовании транспорта организации, его состоянии, обслуживании и содержании;
14) подготавливает рекламации по выявленным дефектам транспортных средств для извещения заводов-изготовителей.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ рынка товаров и услуг для обеспечения транспорта организации, в том числе выбор станций технического обслуживания автомобилей;
2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг с целью обеспечения эксплуатации и обслуживания транспорта организации;
5) проводит систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;
6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;
8) проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
9) выполняет работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
10) контролирует сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
11) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги, а также предоставления первичной документации;
12) формирует заявки на поставку товаров и услуг, необходимых для обслуживания транспорта организации и поддержания его в исправном состоянии;
13) подготавливает документы для процедуры страхования транспортных средств;
14) сопровождает процедуру страхования транспортных средств;
15) подготавливает документы для процедуры оформления страхового случая при его наступлении;
16) сопровождает процедуру оформления страхового случая при его наступлении;
17) сопровождает процедуру закупки или продажи транспорта;
18) оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
19) производит постановку на государственный учет транспортных средств организации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
20) осуществляет снятие с государственного учета транспортных средств организации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
21) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. ………………. (другие обязанности)
3.2. ………………. (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Специалист по управлению корпоративным транспортом имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ………………. (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по управлению корпоративным транспортом привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………………. (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ………………. (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается ………………. (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……………….