Должностная инструкция
Секретарь руководителя
должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;
1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
1) специфику основной деятельности организации;
2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;
3) руководящий состав организации и ее подразделений;
4) функции самоменеджмента;
5) принципы и правила планирования рабочего времени;
6) постановку целей;
7) правила проведения деловых переговоров;
8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
9) основы управления временем;
10) телефонные контакты руководителя;
11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
13) правила поддержания и развития межличностных отношений;
14) правила защиты конфиденциальной информации;
15) порядок подготовки и проведения командировок;
16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
17) деловой протокол;
18) этику делового общения;
19) правила организации приема посетителей;
20) правила речевого этикета;
21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
27) составление сметы расходов;
28) основы написания речей и докладов руководителя;
29) правила делового общения, делового этикета;
30) этикет и основы международного протокола;
31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
32) принципы, способы информирования сотрудников;
33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;
34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
37) основы эргономики офиса и флористики;
38) стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;
39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
43) правила документационного обеспечения деятельности организации;
44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
46) виды документов, их назначение;
47) основы документной лингвистики;
48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
49) правила подписания и утверждения документов;
50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
51) грамматические правила русского языка;
52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
53) современные информационные технологии работы с документами;
54) порядок работы с документами, схемы документооборота;
55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
59) системы электронного документооборота;
60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
66) состав внешних информационных потоков;
67) состав внутренних информационных потоков;
68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
69) особенности формирования баз данных в организации;
70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
75) формы предоставления управленческой информации;
76) источники управленческой информации;
77) методика отбора источников информации;
78) требования, предъявляемые к управленческой информации;
79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
17) соблюдать служебный этикет;
18) оформлять авансовые отчеты руководителя;
19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
20) оформлять командировочные документы;
21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
23) применять способы делового общения;
24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
26) управлять конфликтами;
27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) соблюдать правила делового этикета и протокола;
38) поддерживать имидж организации;
39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
41) обеспечивать безопасность деятельности организации;
42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
43) вести сроковую картотеку;
44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
55) составлять и оформлять организационные и методические документы;
56) редактировать тексты служебных документов;
57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
59) использовать справочные правовые системы;
60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;
61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
63) пользоваться электронной почтой;
64) пользоваться системами электронного документооборота;
65) пользоваться унифицированными формами документов;
66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
67) печатать служебные документы;
68) работать с компьютером, сканером;
69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
71) составлять и оформлять нормативные акты;
72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
75) обеспечивать сохранность документов организации;
76) производить подготовку дел для передачи в архив;
77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
82) вводить в память компьютера электронные образы документов;
83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);
3) производит согласование с руководителем временных планов;
4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;
3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);
3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;
6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:
1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;
2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;
3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;
5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;
6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;
8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:
1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;
2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;
4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;
5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
7) производит подготовку документов к поездке руководителя;
8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;
9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;
10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;
3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:
1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;
2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;
3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;
4) производит регистрацию посетителей;
5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;
7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;
3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;
2) производит оформление списка участников мероприятия;
3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;
5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;
6) проводит рассылку приглашений подтвердившим участие в мероприятии;
7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
8) выполняет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия;
9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;
12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;
14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;
15) выполняет ведение протокола мероприятия;
16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;
3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
1) производит документальное оформление решений руководителя;
2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;
4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) производит фиксацию исполнения поручений;
8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;
3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;
4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;
6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;
3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;
2) осуществляет разработку положения о секретариате;
3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;
3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:
1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
3) выполняет размножение служебных документов;
4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:
1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;
2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;
4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;
6) выполняет ведение информационно-справочной работы;
7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;
3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:
1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;
2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;
3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:
1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;
4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;
5) производит формирование и использование баз данных в организации;
3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;
2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Источник — https://classinform.ru/