Должностная инструкция специалиста по обеспечению деловых поездок и мероприятий (офис-менеджера)
(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по обеспечению деловых поездок и мероприятий принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программа подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).
1.2. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий должен знать:
1) правила организации пассажирских перевозок;
2) рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
3) порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
4) основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников;
5) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
6) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
7) локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации поездок работников;
8) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
9) правила деловой переписки;
10) правила делового этикета;
11) структуру организации;
12) систему классификации гостиниц;
13) рынок гостиничных услуг;
14) порядок и алгоритм оформления заказов на проживание;
15) основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания;
16) порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
17) рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг;
18) основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз;
19) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки;
20) ценовую политику поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки;
21) рынок поставщиков товаров и услуг по организации и сопровождению корпоративных мероприятий;
22) ценовую политику поставщиков товаров и услуг по организации и сопровождению корпоративных мероприятий;
23) принципы, алгоритмы и этапы проведения закупок;
24) правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
25) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования, регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка, организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, оформления заграничных паспортов, консульских соглашений и документов, регламентирующих выдачу виз, защиту прав потребителя, сохранение персональных данных, проведение культурно-массовых мероприятий в рамках выполняемых трудовых функций;
26) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
27) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
28) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия;
29) ценовую политику поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия;
30) основы договорной работы;
31) порядок заключения договоров;
32) правила организации корпоративных мероприятий;
33) основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации корпоративных мероприятий;
34) правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
35) структуру и принципы организации документооборота;
36) даты и события, имеющие значение для организации;
37) _______________________________________.
1.3. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий должен уметь:
1) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок;
2) оформлять покупку, обмен и возврат билетов, в том числе в онлайн-сервисах;
3) определять наиболее выгодные ценовые предложения;
4) разрабатывать оптимальные маршруты от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
5) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
6) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
7) составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
8) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации о поездках и деловых мероприятиях, о состоянии рынка услуг проживания, перевозки пассажиров;
9) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
10) использовать средства коммуникации;
11) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
12) работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации;
13) формировать единый заказ на базе нескольких заявок;
14) оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах;
15) формулировать потребности в тех или иных услугах по проживанию и перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме;
16) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки с целью обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации, оформления виз;
17) оформлять заявления и анкеты на получение визы;
18) работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз, проживанию, перевозке и продаже билетов;
19) составлять и оформлять документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку;
20) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
21) организовывать процедуру закупки товаров или услуг для организации деловых поездок, обеспечения корпоративных и деловых мероприятий;
22) составлять и оформлять договоры на организацию деловых поездок, обеспечения корпоративных и деловых мероприятий;
23) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
24) оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников;
25) обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия;
26) выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей;
27) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
28) __________________________________________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий в своей
деятельности руководствуется:
1) ___________________________________________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о ______________________________________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ___________________________________________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий
подчиняется непосредственно __________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. _________________________________________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий:
2.1.1. Приобретение для работников билетов на все виды транспорта, а также организация трансферов.
2.1.2. Организация проживания работников во время деловых поездок и проживания деловых гостей организации.
2.1.3. Организация процедуры получения виз и разрешительных документов для выезда за границу и въезда в Российскую Федерацию, документационное сопровождение поездок работников.
2.1.4. Выбор поставщиков для организации деловых поездок, обеспечения корпоративных и деловых мероприятий.
2.1.5. Организация сопровождения деловых гостей и обеспечение мероприятий для работников и деловых гостей.
2.2. _________________________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием заявок на заказ билетов в соответствии с заявленным маршрутом работника;
2) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
3) производит построение оптимального маршрута с учетом времени на доставку до перевозчика, пересадку между маршрутами, дорожных факторов;
4) производит выбор наиболее выгодного поставщика услуги перевозки с учетом требований организации к перевозчикам;
5) оформляет заказ на приобретение билетов, возврат билетов, обмен билетов;
6) производит подбор альтернативных вариантов маршрутов и перевозчиков в случае отсутствия билетов по первоначальному заказу, а также в случае невозможности воспользоваться уже оплаченным транспортом;
7) контролирует оплату заказанных билетов;
8) организует получение билетов и сопроводительных документов от контрагента;
9) производит подготовку для передачи работникам информации, касающейся поездки: маршрута следования, места регистрации, точек пересадок, условий и правил перевозки багажа;
10) организует перевозку работников из гостиницы или из согласованного с работником места его нахождения в аэропорт, на вокзал или в условленное место, а также в обратном направлении;
11) реализует меры по сохранению и нераспространению персональных данных.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) производит прием заявок на бронирование проживания от работников организации;
2) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
3) осуществляет выбор наиболее выгодного поставщика услуги для размещения и проживания с учетом требований организации к местам размещения во время поездок;
4) оформляет заказ на бронирование мест проживания, отказ от бронирования или организации замены номеров;
5) производит подбор альтернативных вариантов размещения в случае невозможности использования ранее забронированного варианта;
6) оформляет заказ на предоставление питания в местах проживания и контроль его исполнения;
7) контролирует соответствие заявленных поставщиком условий проживания фактическому состоянию;
8) контролирует оплату услуг проживания;
9) производит подготовку для передачи работникам или прибывающей стороне информации, касающейся проживания: места проживания, расположения, условий проживания;
10) организует получение первичных отчетных документов;
11) реализует меры по сохранению и нераспространению персональных данных.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) получает от работников данные, документы и фотографии, необходимые для оформления визы;
2) производит подготовку и оформление пакета документов в соответствии с требованиями страны посещения для получения визы;
3) подает документы в соответствии с требованиями на получение визы в визовые центры, отделы посольств и специальные службы стран;
4) отслеживает процедуру оформления виз, контролирует срок выдачи паспортов с визой;
5) оказывает содействие в оформлении заграничного паспорта работникам для поездки в интересах организации;
6) оформляет страховые полисы для выезжающих за рубеж;
7) взаимодействует со страховыми организациями при наступлении страхового случая;
8) организует уплату обязательных платежей для получения виз и приглашений;
9) производит подготовку для передачи работникам или прибывающей стороне информации, касающейся нахождения в стране пребывания: сроков действия визы, условий прохождения таможенного контроля, действия в случае нарушения визового режима, а также информации об особых условиях пребывания в посещаемой стране;
10) оформляет документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку;
11) проверяет правильность заполнения и оформления документов по прибытии работника;
12) реализует меры по сохранению и нераспространению персональных данных.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) проводит мониторинг рынка товаров и услуг с целью обеспечения деловых поездок, корпоративных и деловых мероприятий;
2) подготавливает пакет документов для процедуры выбора поставщика;
3) заключает договоры на поставку товаров и услуг с целью обеспечения деловых поездок, корпоративных и деловых мероприятий;
4) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
5) ведет базу поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки, корпоративные и деловые мероприятия;
6) взаимодействует с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
7) ведет работы с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
8) оформляет отчетные документы для поставщиков и подразделений бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
9) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
10) составляет планы поездок, сводных учетных и отчетных документов о поездках и деловых мероприятиях.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет бронирование мест проведения мероприятий;
2) контролирует качество оформления и декорирования мест проведения мероприятий;
3) выполняет комплектацию мебелью и оборудованием мест проведения мероприятий;
4) организует техническое сопровождение мероприятий в соответствии с выбранной концепцией;
5) оформляет заказ на переводчика для иностранных гостей организации;
6) составляет план прибытия и отъезда гостей в соответствии с планом проведения мероприятий;
7) осуществляет бронирование парковочных мест в соответствии с техническими возможностями места проведения мероприятий;
8) организует питание во время проведения мероприятия;
9) организует изготовление раздаточных материалов, информационных табло, навигационных указателей;
10) формирует заявки для изготовления и закупки сувенирной и подарочной продукции, в том числе с атрибутами товарной марки организации;
11) проводит анализ соответствия планируемого мероприятия внутренним нормам и регламентам, а также запланированному бюджету.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. _______________________________________.
(другие обязанности)
3.2. ________________________________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ___________________________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ____________________________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»,
утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ______
_____________________________________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_____________________________________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________________________________________________________.